Viestintäsuunnitelma

Johdanto

Tämän viestintäsuunnitelman tarkoituksena on määritellä Conduit-projektin yhteydessä käytetyt viestintämenetelmät ja -kanavat. Selkeällä ja yhdenmukaisella viestinnällä varmistetaan informaation kulku osallisten välillä sekä vaikutetaan projektin laatutavoitteiden toteutumiseen.

Projektin osapuolet

Projektin osapuolet voidaan jakaa viestinnän näkökulmasta neljään eri ryhmään:

1. Projektiryhmän jäsenet (Joonas Timonen, Anssi Suikki, Jussi Kaunismaa, Maria Haapamäki, Miro Huuskonen, Ville Viertola)
2. Projektin ohjaajat (Marko Rintamäki)
3. Toimeksiantajan edustajat (Teemu Kontio)
4. Ulkopuoliset henkilöt (projektin ulkopuoliset aiheesta ja/tai tekijöistä kiinnostuneet yritykset yms.)

Yleiset viestintäkanavat

Conduit-projektilla on viestintää varten käytettävissään sähköposti, Zoom, Microsoft Teams sekä Discord-kanava, jolla projektiryhmän sisäinen kommunikointi ja koordinointi pääasiassa tehdään.

Kirjallisessa dokumentoinnissa käytettävät mallit

Projektiin liittyvässä kirjallisessa dokumentoinnissa hyödynnetään JAMKin raportointiohjeita. Dokumenttien elektroninen tallennusmuoto määritellään tarkemmin erityisessä dokumentointisuunnitelmassa.

Sisäinen viestintä

Projektiryhmän sisäinen viestintä keskittyy pääasiassa sille luodulla Discord-keskustelupalvelimella, jonne projektiryhmä myös kokoontuu ohjausluentojen jälkeen tai tarvittaessa keskustelemaan projektin etenemisestä sekä mahdollisista haasteista ja ehdotuksista. Varaviestinäalustana sekä projektinohjaukseen käytetään Microsoft Teams-sovellusta, ja viikottaiset projektinohjausluennot järjestetään käyttäen Zoomia. Projektiryhmä kokoontuu joka tiistai ohjausluennon jälkeen suunnittelemaan viikon tehtäviä sekä jakamaan vastuualueet viikon tehtäville. Kaikki projektiin liittyvä dokumentointi on saatavilla dokumentaatiotietokannastamme.

Sisäisessä sekä ulkoisessa viestinnässä käytetään seuraavia apuvälineitä:

• Microsoft Teams
• Zoom
• Discord
• sähköposti (Microsoft Outlook)
• projektin verkkosivut ja dokumentaatiotietokanta
• puhelin/tekstiviestit (hätävara)

Viestintä tukiryhmien kanssa

Projektin aikana järjestetään viikoittain kaksi Zoom-ohjausluentoa tiistaisin ja torstaisin, jolloin voi tarvittaessa kysyä selvennystä asioista projektin toimeksiantajan vastaavalta. Tiistaisin luennot ovat klo 14 alkaen ja torstaisin klo 10 alkaen. Tarvittaessa projektin ohjaajaan voi olla myös yhteydessä Microsoft Teamsin kautta. Projektin etenemistä seurataan Github-projektirepositoriosta käyttäen Microsoft Power BI-seurantatyökalua.

Viestintä toimeksiantajan edustajien kanssa

Projektiryhmän ja toimeksiantajan edustajien välisessä viestinnässä ovat keskeisessä asemassa projektiryhmän kokoukset sekä ohjausluennot. Näistä säännölliset ovat ohjausluennot, joissa toimeksiantajan edustaja informoi ryhmää projektiin liittyen sekä ilmoittaa asiakkaan vaatimuksista sekä muista pyynnöistä. Edellisten lisäksi käytetään ensisijaisena viestintäkanavana Microsoft Teamsia ja toissijaisena sähköpostia.

Viestintä ulkopuolisten kanssa

Viestinnässä ulkopuolisten kanssa käytetään projektiryhmäläisten omaa harkintaa. Osalle ulkopuolisista sidosryhmistä (muut projektiryhmät, osa laitoksen henkilökunnasta) on mahdollisuus viestiä Microsoft Teamsin ja sähköpostin kautta. Lisäksi ulkopuolisille sidosryhmille on tarjolla informaatiota projektin verkkosivuilla sekä dokumentaatiotietokannassa.

Viestinnän seuranta ja arviointi

Viestinnän onnistumista arvioidaan projektin aikana jatkuvasti ja erityisesti viikko- ja ohjaajapalavereissä sekä viestintäopintojen yhteydessä. Mahdollisiin epäkohtiin puututaan välittömästi ja viestintäsuunnitelmaa muutetaan tarpeen niin vaatiessa.

Lähteet

Alkuperäinen dokumentti http://homes.jamk.fi/~huojo/opetus/IIZP2010/